راهنمای انتخاب نرم‌افزار حسابداری بر اساس امکانات شبکه: نکات کلیدی برای ادمین های شبکه

مقدمه:

شاید از دیدن تیتر بالا کمی تعجب کنید، اینکه چرا ادمین شبکه و کارشناس فناوری یک مجموعه یا شرکت باید برای انتخاب نرم افزار حسابداری ذهن خود را درگیر کند؟
واقعیت این است که روال انتخاب یک نرم افزار حسابداری معمولا از مدیر مالی شرکت و بر حسب نیاز و تجربه راحتی کار او در شرکت ها انتخاب و سپس بعد از تایید مدیر عامل خرید و نصب می گردد وسپس دوره پشتیبانی آن نیز شروع می شود.

اما خرید نرم افزار بدون مشورت با ادمین شبکه نتایج خوبی به بار نخواهد آورد! در واقع ادمین شبکه و مسئول ای تی شرکت از ظرفیت سرور ها و تعداد کلاینت ها و تنظیمات آن اطلاع دقیق دارند و اینجاست که مشاوره با ادمین شبکه کارساز خواهد بود.

در دنیای مدرن، نرم‌افزارهای حسابداری نقش حیاتی در مدیریت مالی شرکت‌ها دارند. اما انتخاب بهترین نرم‌افزار تنها به امکانات مالی محدود نمی‌شود. امکانات شبکه و زیرساخت‌های فناوری اطلاعات (آی‌تی) نقش بزرگی در کارایی نرم‌افزار حسابداری ایفا می‌کنند. این مقاله به شما کمک می‌کند تا به عنوان یک مسئول آی‌تی، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که هم با زیرساخت شبکه شما سازگار باشد و هم نیازهای مالی سازمان را برطرف کند.

بخش‌های مقاله:

1. اهمیت انتخاب نرم‌افزار حسابداری متناسب با زیرساخت شبکه

نرم‌افزار حسابداری که انتخاب می‌کنید باید با ساختار شبکه و فناوری اطلاعات سازمان هماهنگ باشد. در غیر این صورت، مشکلاتی مانند کندی عملکرد، ناسازگاری و امنیت پایین ممکن است به وجود بیاید.

در ابتدا ظرفیت واحد مالی سازمان را بسنجید. تعداد دقیق کلاینت ها و افرادی که از آن استفاده می کنند بسیار مهم است. همچنین آیندنگر باشید ممکن است در ابتدا یک نفر مدیر و یک کارشناس حسابداری باشد اما ممکن است در آینده تعداد افراد بیشتر شوند و حتی شرکت به هلدینگ تبدیل شود. همچنین ممکن است در آینده از شما بخواهند که ارتباط بین مراکز مثلا دفتر تولید و دفتر اصلی بر قرار باشد و حسابدار مقیم آنجا به راحتی بتواند سند ثبت کند.

نکته مهم مطمئن باشید اگر سال اول شرکت شما باشد سال دوم رسیدگی ها شروع می شود! از حسابرسی شرکت تا رسیدگی مالیات و رسیدگی تأمین اجتماعی که شما باید یک سیستم مجزا برای آن در طول دوره ای که حسابرس مقیم می شود آماده کنید و حتما دسترسی آن شخص را در نظر بگیرید.

2. نکات کلیدی برای ادمین شبکه و مسئولین آی‌تی در انتخاب نرم‌افزار حسابداری

به عنوان مسئول آی‌تی، موارد زیر را در هنگام انتخاب نرم‌افزار بررسی کنید:

به عنوان ادمین شبکه حتما جلسه ای با مدیر عامل و مدیر مالی داشته باشید و همه چیز مکتوب باشد. سوالات زیر را حتما دقیق بپرسید:

• طی 5 سال آینده حدس می زنید چه تعداد نیروی مالی اضافه می شود؟ بعضی شرکت ها بر حسب تعداد نفرات لایسنس می دهند!
• آیا در آینده دفتر دیگری خواهیم داشت؟ اگر بله باید ارتباط ما بین مراکز در نظر گرفته شود و یا نسخه تحت وب خریداری کنید!
• آیا منابع انسانی اضافه می شود؟
  نکته: اگر جواب بله است باید به دنبال سیستم های ERP باشید. این سیستم ها علاوه بر حسابداری چندین ماژول دیگر هم دارند که بصورت یکپارچه از یک دیتابیس استفاده می کنند و علاوه بر نگهداری راحتتر و منسجم تر ارتباط ماژول ها با یکدیگر بسیار راحتتر است اما نکاتی دارد که در مقاله بعدی ان شاء الله به آن خواهیم پرداخت.

نکاتی دیگر که باید مد نظر قرار دهید:

الف) سازگاری با زیرساخت شبکه

• تحت وب یا کلاینت/سرور: آیا نرم‌افزار به صورت آنلاین (تحت وب) یا محلی (کلاینت/سرور) اجرا می‌شود؟
• پشتیبانی از پروتکل‌های شبکه: بررسی کنید که نرم‌افزار از پروتکل‌هایی مانند TCP/IP یا HTTPS پشتیبانی کند.
• سرعت شبکه داخلی: اگر شرکت شما از شبکه داخلی استفاده می‌کند، سرعت انتقال داده در شبکه برای نرم‌افزار اهمیت زیادی دارد.
• سرور شما ظرفیت لازم را دارد؟ حتما از شرکت مورد نظر لیست نیازمندی ها را قبل از خرید درخواست کنید! معمولا به شما می گویند یک سرور برای دیتابیس و یک سرور هم برای خود نرم افزار که مثلا iis روی آن نصب می شود. معمولا هم هر دو روی یک سرور اصلی که این دو بصورت سرور مجازی درست می شوند.
  حتما مقدار cpu و ram و hard لازم برای این موارد را در نظر بگیرید. نحوه بک آپ گیری مهم است اینکه شما یک سرور جدای سرور اصلی برای بک آپ داده ها داشته باشید و بهتر اینکه یک نسخه اصطلاحا off side backup هم بگیرید.

ب) امنیت شبکه

• آیا نرم‌افزار از پروتکل‌های رمزگذاری (SSL/TLS) استفاده می‌کند؟
• آیا امکان مدیریت دسترسی کاربران وجود دارد (Role-Based Access Control)؟

ج) پشتیبانی از چندین کاربر به‌صورت همزمان

• نرم‌افزار باید توانایی مدیریت کاربران متعدد بدون افت سرعت یا خطا را داشته باشد.

3. ویژگی‌های مهم نرم‌افزار حسابداری از دید یک ادمین

برای انتخاب نرم‌افزار، ویژگی‌های زیر را نیز در نظر بگیرید:

• پشتیبانی از فضای ابری (Cloud): نرم‌افزارهای ابری امکان دسترسی آسان و مدیریت از راه دور را فراهم می‌کنند. اینکه اگر از نسخه تحت وب استفاده می کنید به شما بک آب جدا بدهند.
• بکاپ‌گیری اتوماتیک: امکان بکاپ‌گیری منظم از اطلاعات حسابداری اهمیت زیادی دارد.
• انعطاف‌پذیری در نصب روی سیستم عامل‌ها: اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار بر روی ویندوز، لینوکس، یا سایر سیستم عامل‌های مورد نیاز شرکت قابل اجرا باشد. اگر نسخه تحت وب باشد همه موارد قابل انجام هست.
• یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: آیا نرم‌افزار با دیگر نرم‌افزارهای سازمان (مانند CRM یا ERP) ادغام می‌شود؟ اگر سازمان شما بزرگ شد باید شرکت نرم افزار erp داشته باشد که داده های شما به آن نرم افزار منتقل شود.

4. مزایای استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب برای ادمین

در دوره فعلی اکثر نرم افزار ها تحت وب باز می شوند و لذا به عنوان ادمین دیگر نگرانی بابت کندی سیستم کلاینت و نصب شدن یا نشدن نسخه کلاینت نخواهید داشت. لذا سعی کنید از نرم افزاری استفاده کنید که تحت مرورگر کاربر کار کند.

لذا مزایای این دسته عبارتند از :

• نیازی به سرورهای داخلی ندارند.

• امکان دسترسی از هر نقطه جغرافیایی را فراهم می‌کنند.
• هزینه‌های نگهداری زیرساخت‌ها را کاهش می‌دهند.

5. نقش تست اولیه (Proof of Concept – PoC) در انتخاب نرم‌افزار

پیش از خرید نهایی، حتماً نسخه آزمایشی نرم‌افزار را روی شبکه خود تست کنید. در این فرآیند:

• عملکرد نرم‌افزار را در سناریوهای واقعی (مانند ورود حجم بالای داده) بررسی کنید.
• قابلیت‌های امنیتی نرم‌افزار را ارزیابی کنید.
• سازگاری نرم‌افزار با تجهیزات شبکه و سیستم‌های فعلی را تست کنید.

6. پیشنهادات نرم‌افزاری

بسته به زیرساخت شبکه شما، می‌توانید نرم‌افزارهایی مانند موارد زیر را بررسی کنید:

• برای شبکه‌های کوچک: نرم‌افزارهای محلی.
• برای شرکت‌های متوسط: نرم‌افزارهایی که ترکیبی از امکانات محلی و ابری ارائه می‌دهند.
• برای سازمان‌های بزرگ: نرم‌افزارهای کاملاً ابری با ویژگی‌های پیشرفته.

نتیجه‌گیری:

انتخاب نرم‌افزار حسابداری مناسب، تصمیمی است که نه تنها به نیازهای مالی شرکت بستگی دارد، بلکه به هماهنگی با زیرساخت شبکه و امکانات آی‌تی نیز وابسته است. به عنوان ادمین شبکه یا مسئول آی‌تی، با در نظر گرفتن نکات ذکر شده می‌توانید نرم‌افزاری انتخاب کنید که علاوه بر کارایی بالا، امنیت و پایداری شبکه را تضمین کند.

درخواست از کاربران:

اگر شما تجربه‌ای در انتخاب نرم‌افزار حسابداری دارید یا با چالشی روبه‌رو شده‌اید، آن را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید.